Une réunion se compose de trois éléments : l’« Avant », le « Pendant » et l’« Après ». De nombreux conseils sont déjà prodigués concernant le « Pendant ».
- Respecter le temps imparti et rester concentré sont des facteurs clés (8 p, 2h maxi et un Ordre du Jour communiqué au moins 24h avant).
- Désigner une personne pour prendre les notes, une autre pour distribuer les temps de parole.
- S’assurer que les participants au caractère affirmé ne prennent pas l’ascendant sur les personnalités plus effacées compte également parmi les attitudes qu’il est recommandé d’adopter.
De la même manière, l’« Après » a déjà fait l’objet d’innombrables conseils. Ainsi, il faut par exemple exprimer clairement les résultats, les actions de suivi et les délais attendus.
Mais nous avons tendance à négliger quelque peu l’« Avant ». Pourtant, l’organisation est l’étape qui peut conditionner l’issue d’une réunion.
- Définir l’objectif de la réunion : les réunions sont tellement inscrites dans la vie de que tout le monde finit par les considérer comme des options « par défaut ». Bien trop souvent, les véritables objectifs des réunions restent vagues ; c’est notamment le cas lors de réunions hebdomadaires et de réunions d’information sur les progrès réalisés. Les réunions les plus efficaces sont celles focalisées sur l’action à entreprendre et dont les objectifs ou les résultats sont clairement énoncés.
- Limiter le nombre de participants : d’une manière générale, plus le nombre de participants est important et plus le risque qu’ils gaspillent leur énergie est élevé. Il faut se demander si chaque participant a réellement besoin d’y assister, et s’il ne pourrait pas simplement être informé à un moment ultérieur des résultats attendus.
L’ordre du jour n’est pas qu’une simple formalité : l’ordre du jour est la base de toute organisation réussie. Il devrait au préalable être distribué aux personnes afin qu’elles puissent le lire. Toutes doivent savoir exactement comment se préparer en vue de la réunion.
Une gestion harmonieuse de l’« Avant », du « Pendant » et de l’« Après »
Détails qui ont leur importance :
- Combien de fois a-t-on remarqué qu’une salle où l’air ne circule pas correctement a un effet soporifique sur les participants ?
- Combien de fois la lumière du soleil, entrée par la fenêtre, nous a-t-elle donné mal à la tête ou a-t-elle rendu impossible la lecture des notes sur le tableau ?
- Combien de fois avez-nous assisté à une réunion sans cesse interrompue par le va-et-vient des personnes arrivant en retard ou partant en avance ?
- Un espace propre, bien rangé, avec un tableau si possible …. etc
Ces désagréments perturbent la concentration des participants et ont ainsi des conséquences fâcheuses sur leur productivité. Dans une salle de réunion professionnelle disposant d’un éclairage et d’une ventilation adéquats, les personnes ont moins tendance à se laisser distraire.
La première impression que l’on donne peut également jouer en notre défaveur. Elle se révèle particulièrement importante lors de la rencontre de personnes extérieures ou nouvelles. Une réunion organisée dans un bureau visiblement laissé à l’abandon ou au café du coin ne laissera pas la même impression qu’une réunion tenue dans une salle à la taille appropriée, située dans un lieu professionnel et facile d’accès, et disposant d’équipements de qualité.
Restez toujours prêt
Le soin que vous apportez à l’organisation d’une réunion est le reflet du soin que vous apportez aux actions que vous envisagez. C’est pourquoi les préparatifs, tels que la mise en place des sièges, la restauration et la salle, ne doivent pas être pris à la légère. En ne les prenant pas en considération, vous pourriez bien sceller l’issue de la réunion avant même qu’elle n’ait commencé.